Od srpna loňského roku je u nás v účinnosti zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOO“), jehož hlavním cílem je vytvoření bezpečných kanálů, jejichž prostřednictvím mohou oznamovatelé podávat oznámení o vymezených protiprávních jednáních, o nichž se dozvěděli v souvislosti se svou prací nebo jinou obdobnou činností, a to beze strachu z odhalení jejich totožnosti a z případných souvisejících odvetných opatření. Zaměstnavatelé s 50 a více zaměstnanci a další vymezené osoby jsou na základě úpravy ZOO považováni za povinné subjekty, které jsou za tímto účelem povinny zavést vnitřní oznamovací systém (dále jen „VOS“) a dodržovat další v zákoně uvedené povinnosti.
V praxi se zabýváme specifiky implementace povinností vyplývajících ze ZOO u povinných subjektů, které jsou součástí nadnárodní skupiny, která má globální řešení ochrany oznamovatelů. Globální řešení je vždy nutné sladit s požadavky lokální právní úpravy v jednotlivých státech. V České republice je zejména nutné zohlednit požadavek právní úpravy na samostatný VOS v případě společností s 250 a více zaměstnanci, který nemůže být sdílen ani s jinými společnostmi v rámci jedné skupiny, a dále požadavek na přijímání oznámení na žádost oznamovatele i osobně.
V případě, že si povinný subjekt dobrovolně rozšíří vymezení protiprávních jednání, která je možné v rámci VOS oznamovat, nad rámec české zákonné úpravy, měl by s právním poradcem projednat dopad tohoto rozšíření, podle toho, o jaké rozšíření se jedná, na režim oznamovaných jednání a na interní politiky a postup při řešení oznámení.
Povinné subjekty by měly věnovat náležitou pozornost povinně uveřejňované informaci o VOS. Právě tato informace uveřejněná způsobem umožňujícím dálkový přístup (tj. na webových stránkách povinného subjektu) může být prvním indikátorem pro orgány vykonávající kontrolu, na jehož základě mohou následně u takového subjektu kontrolu iniciovat. Kontrola nad dodržováním povinností povinných subjektů je rozdělena mezi Ministerstvo spravedlnosti a orgán inspekce práce. Oblastní inspektoráty práce již namátkové kontroly provádějí a zaměřují se při nich zejména na to, zdali u povinného subjektu:
- Existují interní směrnice, vztahující se k ochraně oznamovatelů;
- Byla určena příslušná osoba;
- Je zajištěna možnost oznamovatelů podávat oznámení a jakým způsobem;
- Byly uveřejněny informace způsobem umožňujícím dálkový přístup;
- Je zajištěno, že se s oznámením může seznámit pouze příslušná osoba a že příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení;
- Je zajištěno, vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení a o výsledcích posouzení důvodnosti oznámení;
- Již bylo nějaké oznámení podáno – v případě že ano jsou vyžadovány i doklady k postupu povinného subjektu v souvislosti podaným oznámením.
Ministerstvo spravedlnosti zveřejnilo 28. března 2024 Výroční zprávu o své činnosti na úseku ochrany oznamovatelů v roce 2023.[1] V této výroční zprávě uvádí některá zajímavá data o své činnosti při vedení externího oznamovacího systému, který mají oznamovatelé rovněž možnost využít. Od účinnosti ZOO do konce roku 2023 přijalo ministerstvo prostřednictvím externího oznamovacího systému 62 oznámení, z nichž 40 bylo vyhodnoceno jako zcela zjevně nedůvodná a zbylých 22 bylo vyhodnoceno jako spadající do působnosti ZOO a postoupeno příslušným orgánům. Data k vedení VOS byla prostřednictvím Svazu průmyslu a dopravy České republiky poskytnuta i od 128 povinných subjektů ze soukromého sektoru z nichž vyplývá, že 16 z těchto povinných subjektů obdrželo prostřednictvím VOS celkem 53 oznámení, přičemž pouze 11 z těchto oznámení bylo posouzeno jako důvodných a spadajících pod ZOO. Zbylých 112 subjektů neobdrželo oznámení žádné.
Z hlediska své kontrolní činnosti pak ministerstvo uvádí, že za rok 2023 provedlo kontrolu u 100 povinných subjektů státní správy formou prověření jejich webových stránek, kde se zaměřilo na (i) uveřejnění informací o VOS a externím oznamovacím systému, (ii) uvedení příslušné osoby, jejího telefonního čísla a její adresy pro doručování a (iii) uveřejnění toho, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osob, které pro kontrolovaný subjekt nevykonávají práci nebo obdobnou činnost ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) ZOO. Přičemž u:
- 65 subjektů byly uveřejněny všechny povinné informace dle ZOO,
- 6 subjektů nebylo možné povinné informace ani VOS dohledat a ministerstvo má za to, že zákonné podmínky nejsou splněny,
- 12 subjektů nebyly informace aktualizovány v návaznosti na účinnost ZOO (uveřejněny jsou informace pouze dle Směrnice EU, z níž ZOO vychází),
- 14 subjektů jsou uveřejněné informace neúplné, přičemž u
- 7 subjektů chybí uveřejnění informace, zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osob, které pro kontrolovaný subjekt nevykonávají práci nebo obdobnou činnost ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) ZOO,
- 3 subjektů nedošlo k uveřejnění způsobu oznamování prostřednictvím externího oznamovacího systému,
- 2 subjektů nedošlo k uveřejnění označení příslušné osoby,
- 4 subjektů nedošlo k uveřejnění kombinace těchto informací,
- 1 subjektu došlo pouze k odkazu na vnitřní oznamovací systém jiného povinného subjektu.
Lze tak shrnout, že kontroly dodržování povinností vyplývajících ze ZOO již probíhají a povinné subjekty by si měly ověřit zejména to, že informace uveřejněné na jejich webových stránkách splňují veškeré náležitosti, že mají zaveden VOS a řádně určenu příslušnou osobu pověřenou jeho vedením a že jen tato určená příslušná osoba má plný přístup k obsahu oznámení. Rovněž je třeba mít správně nastaveny interní směrnice a seznámit s nimi své zaměstnance.
Pokud již povinný subjekt nějaké oznámení obdržel, můžeme rovněž doporučit řádně evidovat jednotlivé kroky při posuzování jeho důvodnosti a případném provádění interní investigace, jelikož dokumentace k postupu souvisejícím s přijatým oznámením může být rovněž předmětem kontroly.
[1] https://oznamovatel.justice.cz/wp-content/uploads/2024/03/Vyrocni-zprava-o-cinnosti-Ministerstva-spravedlnosti-na-useku-ochrany-oznamovatelu-v-roce-2023.pdf
